|
สวัสดีครับ วันนี้จะเล่าเรื่องการสร้าง E-mail ให้กับคณะครูและนักเรียนทั้งโรงเรียน ด้วยระบบ Google Apps ที่ได้เล่าให้ฟังในสองครั้งที่ผ่านมา ทำให้การจัดระบบ E-mail ของโรงเรียน ง่าย สะดวก รวดเร็ว และเป็นหมวดหมู่ ด้วยวิธีการที่ไม่ยากหรือซับซ้อนจนเกินไป
หลักการมีดังนี้ครับ ตามปกติเมื่อเราจัดทำเครื่องคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ในการบริหารจัดการโดเมนเนมของเรา จะมีเซิร์ฟเวอร์เครื่องหนึ่งที่ทำหน้าที่ดูแลเรื่องนี้เรียกว่า Domain Name Server ซึ่งในเซิร์ฟเวอร์เครื่องนี้จะมีข้อมูลที่บอกว่าจะจัดการกับบริการรับ-ส่ง E-mail ในระบบ ผ่านคอมพิวเตอร์เครื่องใด (ที่เป็นเครื่องของเรา เรียกว่า Mail Server) เราเรียกข้อมูลส่วนนี้ว่า MX Record และแทนที่จะสร้างข้อมูลใน MX Record ให้ชี้ไปที่เครื่องของเรา ก็ให้ชี้ไปที่เครื่องของ Google แทน ดังนั้นเมื่อมีการรับ-ส่ง E-mail ก็จะเกิดการรับ-ส่งที่เครื่องของ Google ซึ่งมีระบบการรับ-ส่ง E-Mail ที่ดีเยี่ยม สามารถเข้าไปใช้บริการได้ทั่วโลก ที่สำคัญรูปแบบ E-mail เป็นของสถานศึกษาเรา เช่น myname@yupparaj.ac.th ขั้นตอนนี้เรียกว่า Activate E-mail Service ซึ่งทำเพียงครั้งเดียวก็จะสามารถใช้บริการได้ตลอดไป
ขั้นตอนต่อไปเป็นการสร้าง User ให้กับระบบ Google Apps ซึ่งจะทำให้ได้ E-mail ของแต่ละคน ในลักษณะที่กล่าวข้างต้น (คือ myname@yupparaj.ac.th) มีเนื้อที่เก็บ E-mail คนละ 7.0 GB ขึ้นไป เพราะเบื้องหลังการทำงานก็คือ G-mail นั่นเอง โดยการจัดทำแฟ้มข้อมูลสมาชิกในหน่วยงานทั้งหมด(ทั้งครูและนักเรียน) ด้วยโปรแกรม Excel ให้มีรายการ 4 อย่างคือ ชื่อผู้ใช้งาน(user), ชื่อจริง(first name), นามสกุลจริง(last name), รหัสผ่าน(password) แล้วบันทึกแฟ้มข้อมูลนี้ให้เป็นไฟล์ประเภท .csv หลังจากนั้นจึงทำการอัพโหลดเข้าไปในระบบ โดยเลือกรายการ Create new users จากหน้า Dashboard แล้วเลือกรายการ Create multiple users เมื่ออัพโหลดเสร็จ สมาชิกทุกคนก็สามารถใช้งาน E-mail ระบบนี้ได้ทันที
สมาชิกที่เข้าไปใช้งานระบบ E-mail นี้ในครั้งแรก จะมีขั้นตอนให้ยืนยันตัวตนก่อน โดยมีแบบฟอร์มให้กรอกข้อมูลเล็กน้อย และคลิก อีก 2-3 ครั้ง ก็เสร็จเรียบร้อยแล้ว จะเข้าสู่กล่องเก็บจดหมาย (Mail box) มีจดหมายฉบับแรกจาก G-mail ให้อ่าน และได้รับการอนุมัติให้เป็นสมาชิกของ Google Apps โดยสมบูรณ์ ที่สำคัญ E-mail นี้ไม่มีโฆษณาและไม่มีวันหมดอายุอีกด้วย ใจดีจังเลย
11 กันยายน 2550
|